Comment bien gérer sa comptabilité en 6 astuces

image représentant la comptabilité : ordinateur, calculatrice, calendrier, documents comptables, téléphone, factures...

Être indépendant signifie être à la fois autonome, polyvalent et structuré. Le statut d’indépendant amène à tenir sa comptabilité soi-même. Cependant, celle-ci reste tout de même allégée et simplifiée par rapport à celle des entreprises classiques. En effet, le bilan annuel n’est pas à présenter. Seul l’enregistrement chronologique des recettes et achats est exigé.

Pour cela, voici 6 astuces pour vous aider à mieux gérer votre comptabilité.

1. Choisir un logiciel de comptabilité

Afin de faciliter la saisie de vos opérations comptables, il est conseillé de choisir un logiciel de comptabilité. Cet outil facilitera et simplifiera votre gestion comptable et de trésorerie, tout en anticipant et pilotant votre activité. Grâce à celui-ci, vous bénéficierez d’un gain de temps précieux grâce à l’automatisation de certaines opérations comme par exemple le calcul de la TVA, des opérations courantes répétitives ou encore le rapprochement bancaire.

Concernant le choix du logiciel, un grand nombre s’offre à vous selon votre budget et votre besoin. Voici ceux que nous vous conseillons : QuickBooks, Sinao, Sage et CIEL Compta. Si l’idée d’adhérer à un logiciel ne vous convient pas, il est tout de même possible de tenir une comptabilité traditionnelle à travers un cahier. Mais cela reste plus complexe et moins fréquent de nos jours.

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2. Stocker vos documents et garder vos justificatifs de dépenses

La conservation de vos documents est très importante. À tout moment, il peut vous être demandé de justifier vos dépenses à travers une facture datant d’un certain temps. Ainsi, nous vous conseillons de stocker vos documents en version papier ou numérisés afin d’éviter les pertes. Pour le stockage numérique, le Cloud est à privilégier. A titre d’indication, sachez que vous pouvez retrouver toutes les dates de conservations des documents sur economie.gouv.fr.

En plus de cela, nous vous recommandons d’archiver vos factures en les triant, classant et numérotant par catégorie de compte. Il est également nécessaire de créer des emplacements séparant les factures d’achats des factures de ventes et de trésorerie. Vous pourrez vous séparer de vos documents une fois la date de conservation dépassée.

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3. Tenir votre comptabilité à jour

Tenir sa comptabilité n’est pas toujours une tâche facile. Cependant, sa gestion quotidiennement et de façon organisée a tendance à la rendre plus simple. Nous vous recommandons alors d’agir hebdomadairement ou mensuellement. Fixez-vous un jour de la semaine ou du mois, où vous vous concentrerez pendant une heure sur la gestion de votre comptabilité. La mise à jour en temps réel n’est pas à négliger, elle sera favorable à un gain de temps et limitera les risques de pénalité. En effet, une comptabilité incomplète peut amener à des difficultés.  Tenir à jour sa comptabilité est également essentiel car en plus de permettre de satisfaire l’aspect fiscal. Elle permet d’analyser l’efficacité de votre activité, visualiser vos prévisions de budgets et anticiper les difficultés de trésorerie.

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4. Respecter les normes de comptabilité

Pour tenir sa comptabilité soi-même, il est exigé de respecter les normes comptables. Celles-ci représentent l’ensemble des règles comptables qui ont pour but de maintenir et harmoniser votre comptabilité. En effet, vous rencontrerez certainement des soucis juridiques pouvant amener à des sanctions pénales si vous violez l’une d’entre elles. Ainsi, ne négligez pas ces normes obligatoires à respecter.

Pour plus d’informations sur les normes comptables, rendez-vous ici. Si vous souhaitez avoir accès au recueil des normes comptables français, rendez-vous sur anc.gouv.fr. Vous y retrouverez la dernière version mise en vigueur le premier janvier 2019 par l’Autorité des Normes Comptables.

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5. Etablir un calendrier des opérations comptables, fiscales, sociales et juridiques

La tenue d’un calendrier est primordiale. Celui-ci vous permettra de fixer à l’avance vos obligations comptables, fiscales, sociales et juridiques et ainsi d’éviter d’oublier de régler certaines d’entre elles. Il est alors essentiel de dresser une liste exhaustive comportant vos différentes opérations comptables pour ensuite les intégrer dans votre calendrier. Parmi les déclarations fiscales à respecter, il y a la déclaration des bénéfices, la taxe sur la valeur ajoutée, etc. Enfin, il est essentiel de respecter le calendrier social notamment les taux de cotisations sociales tels que le BIC ou le BNC selon la nature de l’activité.

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6. Séparer votre compte professionnel de votre compte personnel

Disposez d’un compte dédié à votre activité en séparant votre compte professionnel de votre compte personnel. Cela vous permettra d’éviter de mélanger vos factures ou autres documents destinés à votre activité de ceux affectés à votre vie privée. De plus, vous gagnerez un gain de temps précieux lors de vos justifications professionnelles. Vous n’aurez pas besoin d’effectuer un tri de dernière minute au niveau de vos documents. Enfin, sachez que la tenue d’un compte dédié à votre activité est obligatoire lorsque votre chiffre d’affaires annuel est supérieur à 10 000€ pendant deux années consécutives. Ainsi, dans ce cas-là, vos dépenses d’ordre professionnelles doivent être réglées depuis votre compte professionnel sous peine de sanctions pénales.

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